Estructura general para realizar la planeación de un proyecto en primavera PARTE 2

• PROJECT: para crear un nuevo proyecto vamos a la cinta de herramienta y seleccionamos ENTERPRICE/PROJECT buscamos nuestra EPS y hacemos click en ADD (la hojita blanca)

Figura 1.

Figura 2.

Hacemos click en Next, colocamos un código para el proyecto y un nombre y Next.

Figura 3.

Ahora ingresamos la fecha de inicio del proyecto o la fecha de finalización pero no ambas porque restringiríamos mucho el proyecto, hacemos click en Next.

Figura 4.

Luego nos dice que seleccionemos un responsable para el proyecto y nos muestra algunos que han sido creados por defecto podemos elegir cualquiera de ellos y hacemos click en Next, pero si queremos seleccionar un responsable que no se encuentre entre las opciones que nos dan, entonces debemos crearlo anteriormente como una nueva OBS.

Figura 5.

Con esto ya podemos hacer click en Finish, ya que las otras opciones no las vamos a modificar, una vez hecho esto podemos decir que hemos creado el proyecto, por último lo que debemos hacer es ubicarnos en la cinta de opciones que aparece en la parte inferior y seleccionar la opción DEFAULT y donde dice CALENDAR seleccionamos el calendario que deseamos usar para el proyecto. También podemos automatizar el código que le vayamos a poner a las actividades resumen, por ejemplo si queremos colocar el siguiente código COD 1, COD 2 ....., nos ubicamos donde dice ACTIVITY ID PREFIX  y escribimos COD, luego nos paramos en ACTIVITY ID SUFFIX y escribimos 1, por último colocamos donde dice INCREMENT para que se vaya incrementado en 1 .

Figura 6.

• WBS: para crear las tareas resumen vamos a la cinta de opciones en la parte superior de la pantalla y seleccionamos PROJECT/WBS.

Figura 7.

Inmediatamente cambiará la pantalla mostrándonos los proyectos que existan, buscamos nuestro proyecto lo seleccionamos y presionamos la tecla INSERT y veremos que se crea una nueva wbs dentro de nuestro proyecto, le colocamos el código y el nombre a la tarea resumen y listo. Podemos agregar tantas tareas resumen como queramos con la tecla INSERT.

Figura 8.

• ACTIVITIES: en la cinta de herramientas buscamos la pestaña PROJECT  y seleccionamos la opción ACTIVITIES e inmediatamente nos mostrará el entorno para ver las actividades, allí veremos el título del proyecto y en las filas siguientes podemos ver la lista de tareas resumen que hicimos en el entorno WBS en letras un poco más oscuras.

Figura 9.

Figura 10.

Para agregar las actividades nos paramos en la tarea resumen al cual pertenece la actividad y hacemos click en el botón ADD ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y veremos el asistente para las actividades que se muestra a continuación. Le asignamos un código a la actividad y el nombre (los códigos no se pueden repetir, los nombres sí) y hacemos click en FINALIZAR.

Figura 11.

DURACIÓN: buscamos la columna ORIGINAL DURATION e ingresamos cuanto va a durar la actividad, sino está esta columna nos paramos en el título de cualquier columna, hacemos click derecho y seleccionamos la opción COLUMS y en la lista desplegable DURATION buscamos la opción. Casi siempre la duración se muestra por defecto en horas si las queremos  ver en días vamos a la cinta de herramienta  y seleccionamos el botón EDIT, de la lista desplegable escogemos la opción USER PREFERENCES, en la ventana que aparece buscamos el botón TIME UNITS  y donde dice DURATION FORMATS buscamos la unidad de tiempo DAYS. Para agregar otra actividad tecleamos INSERT tantas vece como queramos.

Figura 12.

Figura 13.

PREDECESORAS: ubicamos la columna PREDECESSORS  y hacemos doble click en el campo correspondiente a la actividad a la que queremos asignarle la predecesora, cuando hacemos esto aparece la siguiente ventana.

Figura 14.

Esta ventana nos muestra las actividades del proyecto buscamos la actividad predecesora y hacemos doble click en ella.

Luego de seleccionar la predecesora  nos vamos a la cinta de opciones ubicada en la parte inferior y hacemos click en el botón RELATIONSHIPS donde me muestra la actividad predecesora que habíamos seleccionado, ubicamos la columna que dice RELATIONS y abrimos la lista desplegable la cual nos muestra 4 tipo de relaciones FF= FINAL FINAL, FS= FINAL –COMIENZO, SS= COMIENZO-COMIENZO y SF= COMIENZO-FINAL. La opción que se encuentra al lado llamada LAG consiste en un margen de tiempo que damos para que empiece la actividad, podemos dar un lag positivo o negativo el primero hace que la actividad comience X tiempo después y el segundo hace que comience X tiempo antes de lo que comenzaría si el lag fuera cero.

Figura 15.

Nota: el diagrama de Gantt no muestra el efecto de las relaciones cuando las hacemos, para esto tenemos que actualizar el programa presionando F9 y dando click en SCHEDULE.

Figura 16.

Proximamente agregar RECURSOS 

Estructura general para realizar la planeación de un proyecto en primavera PARTE 1

Para crear un proyecto en Primavera P6 debemos seguir los siguientes pasos básicos:

1. Crear una EPS: una EPS es un sitio donde se guardan varios proyectos, entonces para crear mi primer proyecto debo generar una EPS, de allí en adelante puedo colocar todos los proyectos en esta. Funciona como una oficina de proyectos.
2. Crear un calendario para el proyecto: Primavera tiene calendarios por defecto, pero si vamos a trabajar con un calendario de nuestro país debemos crearlo antes de empezar a realizar el proyecto, ya que cuando iniciemos el proyecto debemos decirle cual calendario vamos a usar.
3. Crear el proyecto: esto simplemente es colocar los datos básicos del proyecto como el nombre, un código, la EPS donde estará alojado, el calendario, etc. 
4. Crear la WBS: estas son las tareas resumen del proyecto las cuales contienen un conjunto de actividades.
5. Crear las actividades: en esta parte es donde empezamos a insertar las actividades del proyecto, así como sus relaciones, duración, recursos etc.

Ahora veamos como se crea cada uno de estos items.

• EPS: Para crear una EPS vamos a la cinta de herramientas  y seleccionamos ENTERPRISE/ENTERPRISE PROJECT STRUCTURE… como se muestra en la figura 1.

FIGURA 1.

Luego aparece una nueva ventana donde se encuentran las diferentes EPS´s que tiene el software creadas a modo de ejemplo, entonces para crear una nueva EPS hacemos click en ADD y colocamos un código y el nombre de la EPS, seguramente esta nueva EPS será creada como parte de otra EPS, si queremos que nuestra EPS sea independiente hacemos click en las flechas que aparecen en la parte derecha de la ventana, en este caso usamos la flecha a la izquierda hasta que la EPS quede en la posición que se muestra en la imagen, por último cerramos la ventana. A continuación se muestra en la figura 2.

Figura 2.

• CALENDARIO DEL PROYECTO: para crear nuestro propio calendario vamos a la cinta de herramientas hacemos click  en la siguiente secuencia ENTERPRISE/CALENDARS… figura 3.

Figura 3.

Una vez hecho esto veremos una nueva ventana donde encontraremos una cantidad de calendarios entre ellos se encuentra el calendario estándar, entonces si queremos usar cualquiera de estos calendarios hacemos click en la casilla de verificación, como se muestra en la figura 4.

Figura 4.

Ahora si lo que queremos es crear un nuevo calendario damos click en ADD y nos aparecerá una nueva ventana que donde debemos seleccionar un calendario a partir del cual se creará el nuevo calendario, por lo general elegimos el calendario estándar y hacemos click en SELECT (botón con una cruz verde), como se muestra en la figura 5.

Figura 5.

Una vez hecho esto nos devuelve a la ventana anterior donde aparecerá un calendario seleccionado con el nombre  NEW CALENDAR, le cambiamos el nombre y  hacemos click en el botón MODIFY, que se muestra en la figura 6.

Figura 6.

Inmediatamente nos aparece un calendario donde vamos a hacer las siguientes actividades:

• Asignar un día festivo  nos ubicamos en el calendario y buscamos el día que queremos volver festivo, lo seleccionamos y hacemos click en el botón NONWORK, para verificar si quedó como no laborable el día debe estar sombreado, si queremos que ese día si se trabaje entonces nos ubicamos en el día y hacemos click en el botón  WORK. Como se muestre en la figura 7.

Figura 7.

• Asignar las horas de trabajo a un día específico: podemos asignarlo haciendo click sobre el día y en la parte derecha donde dice WORK HOUR/DAY cambiamos las horas laboradas, esto sirve para agregar alguna excepción sobre un día específico cuando hacemos esto el día aparecerá blanco.

Figura 8.

•   Volver cierto día laborable para todo el calendario: en este calendario aparece el sábado como día no laborable, entonces hacemos click en el botón WORKWEEK… y en la ventana que aparezca buscamos el día sábado veremos que tiene 0 horas de trabajo, entonces lo que debemos hacer es cambiarlo por 8 horas, como se muestra en la figura 9.

Figura 9.

• Asignar el horario de trabajo: primero hacemos click en el  botón de opción DETAILED WORK HOURS/DAY (en la parte superior del calendario), cuando hacemos esto cambia el marco donde se encuetra el título WORK HOURs/DAY por WORK HOURS, como se muestra en la figura 10.

Figura 10.

En este marco aparecen dos columnas que corresponden a media hora cada una por ejemplo 8:00 a 8:30 corresponde a una columna y la otra columna indicaría 8:30 a 9:00. Ahora hacemos click en el botón WORKWEEK… nos aparece una nueva ventana y seleccionamos los días de la semana que queremos cambiarle el horario, en la figura 11 seleccionamos lunes a sábados y en el marco WORK HOURS seleccionamos las casillas correspondientes a un horario de 8:00 a 12:00 (FILAS 8 HASTA 11) y hacemos click en el botón WORK, después seleccionamos las casillas correspondientes al de 12:00 a 2:00 (filas 12 y 13) y hacemos click en el botón NONWORK, por último seleccionamos las filas 14 hasta la 17 (2:00 A 6:00 PM)y damos click en el botón WORK, con esto queda asignado al calendario un horario de trabajo de Lunes a Sábados de 8:00 am a 12 m y de 2:00 pm a 6:00 pm.

NOTA: de esta forma aprovechamos y colocamos los Sábados como día laborable y le asignamos el horario de trabajo en una sola acción.

Figura 11.

Por último hacemos click en OK  y nos aseguramos de seleccionar la casilla de verificación a la derecha de nuestro calendario y cerramos la ventana.

Me queda faltando como crear el proyecto, la wbs y las actividades, esto lo realizaré en una nueva entrada que se llame "Estructura general para realizar la planeación de un proyecto en primavera PARTE 1"